Empiezo por repetir algo que ya se convirtió en un lugar común: la generalización del teletrabajo forzado por la pandemia ha abierto una oportunidad maravillosa de inmersión en lo digital.
Pero, como ha pasado en otros ámbitos, sin gran reflexión y sin tiempo para prepararnos, vemos cómo se está terminando por reproducir en las plataformas digitales, los procesos y dinámicas analógicas del trabajo presencial.
Esta dinámica ha sido común en los procesos de digitalización de todo tipo. Por ejemplo, al crear un trámite electrónico el primer abordaje es traducir cada paso y requisito a ese nuevo formato, sin darse cuenta de que en el mundo digital algunas formalidades pierden sentido, se vuelven innecesarias o redundantes, y que se puede resolver algunas de ellas de forma automatizada sin generar una carga a las personas.
La reproducción sin filtro de lo analógico en la esfera de lo digital aparece por todos lados, hasta en evidentes sinsentidos como el de fijar horarios para recibir correos electrónicos, que he visto en algunos trámites pomposamente llamados “digitales”. Restringir el horario resulta ocioso en un procedimiento electrónico donde las comunicaciones se registran automáticamente sin intervención humana o cuando la persona que debe atenderlas lo hace en el orden en que se hayan acumulado en su bandeja de entrada. Y, sin embargo, siguen vigentes muchos horarios.
Lo mismo parece estar sucediendo en el mundo del teletrabajo.
Numerosas organizaciones han estado tratando de reproducir los ambientes del trabajo presencial a través de las plataformas de reuniones remotas, sin replantear procesos y flujos dentro de los equipos de trabajo, sin diversificar los mecanismos de comunicación. En suma, sin una reingeniería que descarte lo obsoleto, consolide lo redundante, aplique en todo lo posible las herramientas tecnológicas e identifique nuevas necesidades y prioridades.
Así como algunas tareas se vuelven innecesarias, hay otras que se tornan esenciales,
como la ciberseguridad. Con las[1] integrantes de la institución conectándose a una gran variedad de redes, la concepción de la ciberseguridad dentro del teletrabajo también demanda una transformación.
En el mundo de la presencia física, esa tarea se reflejaba en tener un grupo especializado actuando por su cuenta en las redes y el software, sin contacto con el resto de la organización más que en casos de emergencia. Aún las instituciones que ya le daban relevancia a la seguridad de las redes y la información, se apoyaban en sistemas diseñados para la presencia física, por ejemplo, permitiendo el acceso a bases de datos o expedientes electrónicos sólo en ciertas ubicaciones geográficas.
Esta concepción de la ciberseguridad se vuelve totalmente obsoleta con el teletrabajo. Requiere un replanteamiento desde el origen, donde la ubicación física de los trabajadores no genere vulnerabilidad y donde no se tenga que elegir entre la flexibilidad del teletrabajo y la ciberseguridad.
Por otro lado, es fundamental percatarnos de que el teletrabajo nos enfrenta a una oportunidad poderosa para cambiar y mejorar aspectos de la modalidad presencial que, lejos de reproducir o adaptar, debemos abandonar por completo. Uno de ellos es el presentismo.
Las organizaciones eficientes y productivas, descansan sobre procesos de planeación sólidos, donde son claros los objetivos generales, así como las metas que debe alcanzar cada unidad, departamento y trabajadora en lo individual. Las personas en estas instituciones saben lo que se espera de ellas, en cuanto al qué, al cuándo y al cómo. Entienden también la utilidad de su trabajo y las aportaciones que hacen a los resultados colectivos, para lo que se necesita una comunicación efectiva y circular (360 grados).
Para que todo ello funcione, se requiere planear y administrar por objetivos, lo que no es parte de la cultura de muchas organizaciones, apoyadas más en las relaciones personales, la intuición y la resolución de problemas sobre la marcha.
No es que esto último deba descartarse, en absoluto. Son factores valiosos también para la efectividad, la creatividad y la innovación, pero no funcionan en el vacío. Para que den resultados, debe haber una base que oriente y articule a todos los integrantes para obtener objetivos comunes.
Sin embargo, muchas empresas de distinto tamaño, instituciones públicas y sociales, no hacen una verdadera planeación ni tienen identificadas sus acciones de corto, mediano y largo plazo. Así, dependen de la interacción diaria en forma de conversaciones formales e informales, además de espacios de socialización, para obtener información sobre dificultades y problemas que hay que resolver sobre la marcha, muchas veces de manera puntual sin que resulten en mejoras permanentes.
En esos ambientes, donde las aportaciones personales a los resultados institucionales se invisibilizan, se ha creado la necesidad de hacerse presente físicamente para crear valor personal. De allí el miedo a no estar, el llamado FOMO (fear of missing out). ¿Y qué provocó el teletrabajo? Que desaparecieran los espacios de visibilidad.
De allí que, los primeros abordajes a estas nuevas condiciones laborales fueran multiplicar las sesiones grupales remotas, de preferencia con imagen e intervenciones interminables. Se ha sabido también de las presiones para mantener conexión continua durante los horarios laborales tradicionales, y las cámaras conectadas para confirmar la presencia.
Ahora, en una segunda ola de “teletrabajo”, tenemos una invasión descontrolada de reuniones, seminarios, talleres y foros, donde se repiten los temas y las opiniones. Inclusive, se vuelve más frecuente participar a varias pantallas y eventos simultáneamente. Hemos pasado del presentismo al zoomismo.
Es una maravilla poder llegar a través de las redes a distintos países y públicos, pero también hay que reservar espacios privados para la reflexión, la documentación y la creatividad. Y hay que escuchar a los demás. De otra manera, quedaremos atrapados en monólogos traslapados donde sólo nos escucharemos a nosotras mismas una y otra vez. Como la ninfa Eco, que quedó enamorada de su propia voz.
[1] En esta columna se usa el “femenino neutral” para sensibilizar sobre la importancia del lenguaje incluyente, cuando se trata del plural con la presencia de al menos una mujer o del singular donde la sujeta está indeterminada.